David DeSantos, responsable produit chez GitLab, en connaît un rayon sur le télétravail. En effet, depuis 2011, date de sa création, la plateforme DevOps GitLab fonctionne en « full remote », c’est-à-dire entièrement en télétravail.
Aujourd’hui, l’entreprise compte 1 800 employés dans le monde entier, qui ont permis de rassembler quelque 100 000 clients. Et ce, sans jamais avoir eu à se rendre au bureau.
Un engagement total
Forte de son expérience, la société a publié en mai un guide du télétravail, « 2022 Remote Playbook (en anglais)« . Son objectif est de présenter les bonnes pratiques de l’entreprise pour soutenir et développer sa main-d’œuvre à distance.
Pour David DeSantos, toutes les entreprises peuvent passer sur un modèle entièrement à distance. Mais à condition d’être complètement engagées. Il faudra en effet accepter le télétravail, mais aussi les emplois du temps décalés et asynchrones, une nouvelle communication, une culture d’entreprise et une gestion différentes, et surtout se concentrer sur l’inclusion avant tout.
« Il faut être déterminé », insiste-t-il auprès de ZDNet. « Parler d’inclusion peut sembler trivial, mais c’est vraiment ce qui vous permettra de travailler en toute transparence et collaboration, en ne comptant pas que sur Zoom pour parler [à vos collaborateurs]. »
Un lieu de travail sans attaches
D’après les données d’Owl Labs, 16 % des entreprises dans le monde ont un modèle entièrement à distance. Autrement dit, plus d’une entreprise sur dix opère sans aucune présence physique – ni dans un bureau, ni sur un siège, ni dans aucun espace de travail dédié.
Les motivations d’une entreprise à choisir un modèle entièrement à distance sont nombreuses, à commencer par les raisons financières : en se privant de bureau, on réduit les frais généraux comprenant le loyer, l’entretien, l’énergie et tout le personnel associé aux locaux.
Mais, comme on l’a compris au début de la pandémie, il ne suffit pas de renvoyer vos employés chez eux avec un portable sous le bras pour mettre en place un modèle de télétravail efficace. Pour qu’un passage au télétravail total soit réussi, l’entreprise doit y réfléchir, planifier et investir stratégiquement sur le long terme. Voici quelques conseils pour y parvenir.
Réaménager l’espace de travail virtuel
Et cette stratégie doit commencer par un réaménagement de l’espace de travail virtuel pour le rendre plus collaboratif, explique David DeSantos. Ce dernier souligne aussi l’importance de passer à une « communication asynchrone » afin que les employés travaillant dans des fuseaux horaires différents ne soient pas exclus des réunions, décisions ou actualités importantes concernant l’entreprise.
« Si vous décidez d’un modèle entièrement à distance, vous devez penser que personne ne lira le post-it accroché sur le panneau d’affichage de la cuisine du bureau », raconte le dirigeant. « Vous devez faire en sorte que tout le monde se sente inclus », ajoute-t-il, « qu’il participe à l’appel ou non ».
Communiquer de manière asynchrone n’a pas besoin d’être complexe. Enregistrer une réunion Zoom et la mettre à disposition de tous les employés peut suffire. Ou bien, envoyer des e-mails contenant les actualités importantes de l’entreprise. L’essentiel, c’est que tous vos employés soient au courant de ce qui se passe dans l’entreprise.
« Très tôt, nous avons trouvé des moyens de communiquer de manière asynchrone au maximum et de limiter les réunions synchronisées », raconte David DeSantos. C’est ce qui « permet aux employés d’être plus connectés à l’entreprise et de sentir plus inclus ».
Tout documenter
Pour les entreprises qui choisissent le « full remote », il faut être proactif en matière de documentation. Ce qui ne veut pas seulement dire prendre des notes pendant les réunions Zoom et envoyer les transcriptions des appels aux employés (même si David DeSantos encourage à le faire). Il faut aussi être diligent dans la documentation du processus organisationnel, de la culture d’entreprise et des solutions.
David DeSantos encourage la création de manuels d’entreprise qui permettent aux employés, quel que soit leur lieu de domicile et leur fuseau horaire, d’avoir accès aux informations les plus importantes de l’entreprise lorsqu’ils en ont besoin. Les discussions inopinées et informelles devraient également être enregistrées, pour plus de transparence au sein de l’entreprise.
Les interactions sociales étant plus difficiles dans un contexte de travail à distance, l’entreprise doit réfléchir pour créer des opportunités de connexions. Par exemple, GitLab propose à ses employés des pauses café virtuelles, où chacun peut inviter un collègue ou un pair pour une conversation informelle de 25 minutes. David DeSantos explique que leur mise en place « a permis de créer un environnement beaucoup plus inclusif », ajoutant que « tout le monde s’est senti plus engagé ».
Le contact dans le monde réel est aussi important. C’est pourquoi le responsable de GitLab – qui reconnaît les points faibles et les pièges des relations de travail construites uniquement par écrans interposés – encourage les entreprises à organiser des événements physiques pour permettre aux employés de se rencontrer, d’interagir et de socialiser dans le monde réel. Il ajoute que certains employés peuvent aussi travailler ensemble dans des espaces de coworking, quelques jours par semaine.
Embaucher un « responsable télétravail » ?
Mais comment diriger efficacement une équipe entièrement à distance ? Le management est différent pour tous les managers, et ceux qui ont l’habitude de superviser leurs subordonnés en direct peuvent être déboussolés dans l’exercice de leur fonction à distance.
Dans ce cas-là, David DeSantos suggère de créer un poste de « responsable télétravail ». Ce dernier aura pour fonction de piloter la stratégie, les opérations et l’expérience des employés en matière de travail à distance. Et il sera « constamment à l’affût des pièges du télétravail au fur et à mesure du développement de l’entreprise », précise David DeSantos.
Selon lui, le responsable télétravail doit avoir l’habitude de prioriser l’employé. Sa formation technique sera moins importante que sa capacité à sortir des sentiers battus et à éprouver de l’empathie pour ses collaborateurs.
Faire passer l’employé en premier
Ce qui amène David DeSantos à sa dernière recommandation : faire passer les besoins des employés en premier et donner l’exemple. « Regardez votre organisation et demandez-vous si vous pouvez être plus transparent avec les membres de votre équipe », suggère-t-il.
« Dans certaines entreprises mettant en avant leur volonté de passer au télétravail complet ou au travail hybride, j’ai pu constater que les dirigeants continuaient à se rendre au bureau. Dans ce cas, les employés pensent qu’ils devraient probablement y aller aussi », raconte-t-il.
Et de conclure : « En tant que dirigeant, je suis plus transparent ici que je ne l’ai jamais été dans ma carrière. Parce que je veux que tout le monde, peu importe où il se trouve, soit conscient de ce que je fais. Et pour cela, je dois être conscient de ce que je fais. »
Source : ZDNet.com
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