Comment les outils de gestion de projet peuvent améliorer votre productivité

Si je vous dis « gestion de projet », à quoi pensez-vous ? Entreprises commerciales, projets de grande envergure, hommes et femmes d’affaires débattant pour imposer leurs idées. Mais ce n’est pas la seule chose à laquelle sert la gestion de projet.

Vous êtes curieux ? Prenons d’abord un peu de recul et parlons de ce qu’est la gestion de projet.

Qu’est-ce que la gestion de projet ?

La gestion de projet consiste, par quelque moyen que ce soit, à garder une trace de tous les progrès accomplis dans la réalisation d’une tâche précise.

Bien que la gestion de projet soit très bien adaptée aux efforts déployés par les grandes entreprises travaillant sur des projets de grande envergure, elle peut également s’appliquer à toutes sortes de choses. Vous pouvez :

• suivre les devoirs et les études de vos enfants ;
• suivre les travaux de rénovation de votre maison ;
• suivre les événements de votre club de sport favori.

Quels sont les outils utiles pour la gestion de projet ?

Les outils de gestion de projet se présentent sous de nombreuses formes et la plupart des services connus offrent un mix de plusieurs outils, avec même certains qui ont développé des outils uniques que vous ne trouverez pas ailleurs.

Bien que vous puissiez certainement gérer un petit projet avec un calendrier papier et un tableau Velleda, lorsque les projets commencent à se complexifier, des outils plus puissants deviennent nécessaires. Voici une courte liste des outils typiques que vous trouverez sur une plateforme de gestion de projet.

Tableaux kanban

Les tableaux kanban vous donnent une indication visuelle de l’état d’avancement d’un projet. Chaque tableau est divisé en colonnes (« A faire », « En cours », « Fait ») où vous pouvez placer des cartes qui représentent chaque sous-tâche. Par exemple, dans votre colonne « A faire », vous pouvez ajouter des cartes pour les tâches suivantes :

• vaisselle ;
• linge ;
• courses ;
• factures ;
• devoirs.

Vous placerez ensuite chacune de ces cartes dans la colonne « A faire ». Disons qu’il est temps de faire la vaisselle. Avant de commencer, vous pouvez déplacer la carte « Vaisselle » de la colonne « A faire » à la colonne « En cours ». Ensuite, lorsque vous aurez terminé la tâche, vous déplacerez la carte « Vaisselle » de la colonne « A faire » à la colonne « Fait ».

Diagramme de Gantt

Beaucoup considèrent les diagrammes de Gantt comme l’outil de gestion de projet absolu. Pour le dire simplement, les diagrammes de Gantt sont une sorte de graphique à barres horizontales permettant de suivre l’avancement de différentes tâches. Le graphique affiche les tâches à effectuer sur l’axe vertical et le temps sur l’axe horizontal. Un aspect essentiel du diagramme de Gantt est la chronologie des événements.

Par exemple, vous pouvez utiliser des tableaux kanban et ne pas donner de date limite à une seule carte. Cependant, un diagramme de Gantt dépend des délais pour être efficace. Donc, si vous n’avez pas de délai spécifique pour chaque tâche, le diagramme de Gantt n’est probablement pas la bonne solution.

Calendrier

Vous aurez besoin d’un calendrier spécifique au projet et qui peut être partagé avec tous les membres de l’équipe.

Tableaux de bord

Ils vous donnent un aperçu de l’avancement de tous les projets dans un espace de travail unifié.

Outils de collaboration

Votre projet bénéficiera grandement des outils de collaboration comme l’édition de documents, la communication et le partage de fichiers.

Compte-rendu

Vous aurez besoin de la capacité de générer différents types de comptes-rendus pour un projet.

Quels sont les services de gestion de projet disponibles ?

Il existe un certain nombre de plateformes de gestion de projet dans le cloud. Certains de ces services proposent des comptes gratuits qui conviennent parfaitement aux petits projets. Chacun de ces services comprend une collection de divers outils que vous pouvez utiliser. Pour chacun d’entre eux, je vous recommanderais de vous inscrire à la formule gratuite pour voir si l’offre répond aux besoins de votre projet.

Trello

Trello offre la meilleure expérience du marché en matière de tableaux kanban. Si vous et vos équipes privilégiez les tableaux kanban, alors Trello est le meilleur choix.

Monday.com

Monday.com propose tous les outils de gestion de projet que vous pouvez imaginer. Néanmoins, pour les très petits projets (ou les projets domestiques), Monday.com peut être un peu trop complexe. Mais si vous prenez le temps d’apprendre les outils, il peut considérablement améliorer votre gestion des projets.

ClickUp

ClickUp est idéal pour ceux qui ont besoin d’organiser, de collaborer et de suivre un projet. Vous y trouverez tous les outils nécessaires pour atteindre les objectifs du projet, ainsi que des cartes mentales (pour la planification), des modèles de tâches, le suivi des objectifs, etc.

Wrike

Wrike est probablement un peu trop compliqué pour les petits projets. Cependant, si vous voulez voir à quel point la gestion de projet peut être puissante, Wrike est un excellent début. Et, si vos projets commencent à prendre de l’ampleur, il pourrait s’agir de votre prochain outil de prédilection.

Source : ZDNet.com