Je collabore beaucoup sur des documents partagés. La plupart du temps, ces collaborations se déroulent sans accroc. Et de temps en temps, cependant, les choses tournent mal.
Il peut s’agir d’un document manquant, de paragraphes perdus, de problèmes de formatage. Ou même de document impossible à ouvrir. Au cours des 25 dernières années, j’ai connu toute l’étendue des problèmes liés à la collaboration sur des documents bureautiques.
À la fin des années 90 et au début des années 2000, l’un des plus gros problèmes était de trouver un compromis avec un format de fichier que tout le monde pouvait utiliser. Je travaillais avec StarOffice, OpenOffice, Corel, AbiWord et tout autre traitement de texte que je pouvais installer sur Linux. De nos jours, ce type de problèmes ne devrait plus exister, n’est-ce pas ?
Malheureusement, ces difficultés perdurent!
Par exemple, je suis en train de coécrire une nouvelle série de livres avec une personne qui utilise uniquement Microsoft Word. J’utilise Google Docs pour les premiers jets, depuis des années. Et je n’ai eu que des problèmes mineurs avec des éditeurs qui préfèrent travailler dans l’une des nombreuses versions de Microsoft Word. Mais récemment, mon éditeur m’a contacté pour me dire qu’il y avait de sérieux problèmes de formatage.
Laissez-moi vous décrire le processus suivi.
- J’écris un chapitre dans Google Docs.
- Mon collaborateur rédige un chapitre dans son Microsoft Word installé localement, puis effectue un rapide copier-coller dans Google Documents.
- Nous faisons des allers-retours jusqu’à ce que le premier jet soit terminé.
- J’exporte le brouillon sous forme de fichier .docx et l’envoie à l’éditeur.
-
L’éditeur l’ouvre dans Microsoft Word, et c’est le bazard, et il me dit qu’il a des problèmes de formatage !
Ce n’est que récemment que j’ai découvert que mon co-auteur utilisait Microsoft Word 2010, qui a atteint limite de vie en 2020. Que signifie cette limite de vie ? La fin de vie signifie que le logiciel ne reçoit plus de mises à jour. Un logiciel en fin de vie doit être considéré comme dangereux et ne doit pas être utilisé.
Mais ce n’est pas à moi de dire à un collègue écrivain comment faire son travail. Mais j’ai pensé que je pouvais quand même donner ici quelques conseils sur la meilleure façon de collaborer avec de tels documents.
Utilisez le même outil
Je sais qu’il n’est pas toujours possible pour tous les collaborateurs d’utiliser la même suite bureautique. À l’heure des suites bureautiques basées sur le cloud computing, il n’y a absolument aucune raison pour que quelqu’un doive se battre en répétant « Tu dois utiliser le même outil que moi ! ».
Ce n’est plus d’actualité, car vous pouvez toujours utiliser Office 365, Google Docs ou iCloud. Il existe suffisamment d’options basées sur le cloud, gratuites et suffisamment conviviales pour que n’importe qui puisse s’ retrouver rapidement.
Je comprends également le besoin de confidentialité chez certaines personnes. Elles sont plutôt réticentes à l’idée de sauvegarder leurs fichiers et leurs informations dans un espace en ligne. Si c’est le cas, une application installée localement sera nécessaire.
Si tous les participants à la collaboration sur des documents bureautiques ne disposent pas de Microsoft Office ou d’Apple Pages, vous pouvez envisager de demander à chacun d’installer une solution gratuite comme LibreOffice. L’utilisation d’un même outil évitera bien des problèmes.
Pendant que vous y êtes, assurez-vous que vous utilisez la dernière version de l’outil dont vous disposez. Si vous utilisez une version qui a deux itérations de retard, vous ratez non seulement les mises à jour de sécurité et les nouvelles fonctionnalités, mais aussi les mises à jour de formatage et les corrections de compatibilité des fichiers.
N’utilisez le copier-coller qu’en cas de nécessité absolue
C’est probablement le plus gros problème auquel j’ai été confronté. Il m’arrive de collaborer avec quelqu’un dans Google Docs et de découvrir qu’il rédige sa partie dans un traitement de texte installé localement et qu’il la copie et la colle dans Google Doc.
Mon premier conseil est que si vous utilisez un service conçu pour la collaboration, toutes les parties doivent utiliser le même outil (voir ci-dessus).
Le copier-coller peut entraîner des problèmes de formatage. Si vous devez absolument faire un copier-coller, je vous recommande de le faire sans mise en forme en utilisant Ctrl+Shift+V. Dans certains traitements de texte, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris et sélectionner Coller sans mise en forme. Sachez que le formatage d’un traitement de texte ne correspond pas toujours au formatage d’un autre traitement de texte. Bien qu’il puisse « sembler » être le même, il n’en est rien.
Donc, si vous devez copier et coller, collez sans formatage.
Utilisez le même format de fichier
Ne mélangez pas vos formats de fichiers. Si vous travaillez dans LibreOffice, que vous enregistrez en tant que fichier .odt, et que votre collaborateur travaille avec le logiciel MS Word et de fichiers avec l’extension .docx, vous allez avoir des problèmes. Mais heureusement, LibreOffice peut facilement enregistrer au format .docx et Office 365 peut travailler avec des fichiers .odt (de LibreOffice).
Si vous souhaitez utiliser un format plus adapté aux allers-retours entre les applications, enregistrez le fichier au format .rtf (Rich Text Format) jusqu’à ce que la collaboration soit terminée. Une fois terminé et correctement formaté, vous pouvez exporter ce fichier .rtf vers le type de fichier dont vous avez besoin (même le PDF). Si vous utilisez un mélange de types de fichiers, vous risquez de rencontrer des problèmes !
Utilisez le cloud
En fin de compte, la meilleure façon de vous aider est d’utiliser le cloud. Je sais que certaines personnes haussent les épaules par crainte d’héberger leur travail sur un site tiers, mais si ces services cloud sont si omniprésents c’est par qu’ils facilitent la collaboration. Et avec des outils comme Google Docs, vous pouvez contrôler la manière dont chaque collaborateur peut interagir avec un document. Vous pouvez accorder à certains utilisateurs un accès en lecture seule tandis que d’autres auront la permission de modifier le document.
Mais les raisons les plus importantes d’utiliser ces services cloud sont synonymes d’avantages que nous avons abordés plus haut. Tout le monde utilise le même outil, travaille avec le même type de fichier et il n’est pas nécessaire de faire des copier-coller depuis une application de bureau.
Autre chose, assurez-vous, si possible, que toutes les parties utilisent le même navigateur Web. En effet, certains services basés sur le cloud computing fonctionnent mieux avec certains navigateurs web. Vous pouvez penser que j’exagère, mais j’en ai fait l’expérience. Par exemple, Firefox ne fonctionne pas toujours aussi bien que Chrome avec certains éditeurs en ligne.
Et lorsque vous collaborez sur des documents plus longs dans Google Docs avec Safari, le navigateur web d’Apple peut avoir tendance à s’enliser en raison de problèmes de mémoire. C’est très frustrant quand on sait qu’une partie de nos activités se déroule dans le cloud. Chaque navigateur web devrait fonctionner et interagir de la même manière avec ces outils. Hélas, il n’y a pas de garantie que ce soit un jour le cas.
La collaboration ne doit pas nécessairement être une sinécure. Avec un peu de planification et peut-être une légère modification du méthode de travail, vous pouvez collaborer sur des documents sans avoir à faire face aux problèmes de formatage ou d’incompatibilité qui perturbent souvent ceux qui doivent travailler ensemble pour mener à bien un projet.
Source : « ZDNet.com »
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